1. Vertel waarom je iets doet

Als mensen weten waarom ze ergens aan werken, presteren ze beter. Een heldere visie motiveert. De werkgever heeft een eigen identiteit en de visie is concreet, voelbaar en onderscheidend. Interne communicatie moet ervoor zorgen dat iedereen de visie van het bedrijf of de organisatie kent en uitdraagt, juist in het contact met klanten.

Nieuwe medewerkers krijgen vaak een korte opleiding (introductieprogramma) waarbij ze het bedrijf en zijn visie beter leren kennen. Het snijdt hout om ook zoiets te doen voor bestaande medewerkers als het gaat om visie. Op die manier blijven alle neuzen dezelfde kant op staan.

2. Weet precies wie wat doet

Zorg ervoor dat je weet wat ieder precies doet. Focus daarbij niet alleen op de lijst van zaken die nog moeten gedaan worden maar vraag de medewerkers van een project ook wat ze van een bepaald project of een bepaalde taak vinden. We verzanden allemaal al snel in onze eigen ‘to do’-lijst. Plan daarom momenten in je agenda in om elkaar bij te praten. Je collega’s of teamleden zullen zich gewaardeerd voelen en je zal veel meer grip hebben op het team en de resultaten.

3. Stel de juiste vragen

Communicatie, en dus ook interne communicatie, staat of valt bij goede vragen. Zorg ervoor dat je vragen relevant en doelgericht zijn. Blijf weg van gesloten vragen, vragen die de ander met ja of nee kan beantwoorden. Gesloten vragen motiveren de ander niet om een doordacht antwoord te geven. De ander zal bovendien snel de indruk krijgen dat je hem in een bepaalde richting duwt.

Goede interne communicatie maakt daarom meer gebruik van open vragen. Open vragen stimuleren de gesprekspartner om een volledig antwoord te geven, waarbij men niet alleen praat over de feiten maar ook over gevoel en houding. Typische open vragen beginnen met ‘waarom’ of ‘hoe’ en maken gebruik van actiewerkwoorden (beschrijven, vergelijken, analyseren,…).

4. Pas je communicatiestijl aan

Iedereen is anders. De een praat liever over doelstellingen. De ander focust op de groep en de teamspirit. Iedereen heeft zijn eigen natuurlijke communicatiestijl. Een goede interne communicatie laat toe dat iedereen op zijn eigen manier kan communiceren en dat ieder het gevoel heeft dat zijn behoeften worden gehoord en beantwoord.
Iemand die bijvoorbeeld focust op feiten, details, cijfers, hoef je bij het begin van een vergadering niet te vragen hoe zijn weekend is geweest. Anderen willen dat dan juist weer wel. Het komt erop aan je stijl aan te passen aan de persoon die voor je zit. Dit is lastig en maakt dat je echt moet kijken naar verschillende karakters en hun behoeften.

5. Geef en vraag feedback

Het geven en ontvangen van feedback is een fundamenteel element van een goede samenwerking en optimale communicatie. Als je iemand feedback geeft, dan vertel hem dan wat jouw perceptie is van zijn gedrag of acties. Daardoor leert hij jouw verwachtingen beter kennen en kan hij zijn gedrag beter afstemmen op de situatie. Op die manier ontstaat er duidelijkheid want je maakt expliciet wat men normaal niet ziet of zegt.

Het is de kunst om de ander niet ‘de waarheid’ te vertellen om je gram te halen, maar om de prestaties van het team te verbeteren. Om een vertrouwensrelatie op te bouwen. Feedback kan bestaan uit complimenten of verbeterpunten, maar is altijd positief omdat diegene die de feedback geeft, een positieve intentie heeft.

6. Kies de juiste instrumenten

Iedereen heeft het wel al eens meegemaakt: je krijgt een enorm lange mailwisseling in je mailbox waar jij mee aan de slag mag. Vaak staan er ook nog eens een paar collega’s in de CC. Alleen al het uitvlooien van wat er precies van je verwacht wordt, is een taak op zich. Handiger zou zijn dat de persoon in kwestie gewoon een korte meeting met jou inplant en jou even bijpraat. En zo zijn er nog veel meer voorbeelden van slechte interne communicatie.

Sta altijd stil bij het juiste communicatiemiddel. Negen van de tien keer is dat niet een e-mail! Misschien is het handiger als je de persoon even belt, een korte vergadering inplant, of gebruik maakt van een intern systeem.

7. Neem de tijd om je successen te vieren

Is je project succesvol afgerond? Daar mag je best even van genieten, samen met de anderen die aan het project hebben gewerkt. Interne communicatie is niet alleen effectief tijdens een project maar ook erna: deel de resultaten van het project, feliciteer iedereen die zijn steentje heeft bijgedragen. Iedereen wordt graag bedankt en erkend voor het geleverd werk.

Check ook onze praktische trainingen en workshops voor het verbeteren van de interne communicatie in jouw organisatie.