1: Durf te luisteren
Het klinkt misschien wat apart, luisteren bestempelen als één van de gesprekstechnieken. Toch is het waarschijnlijk de belangrijkste. De basis van een goed gesprek is ten eerste dat je er de tijd voor neemt en ten tweede dat je bereid bent om naar elkaar te luisteren. Hiermee geef je iemand de kans om vragen te stellen over bepaalde kanten uit jouw verhaal of opdracht die niet duidelijk zijn. Bovendien stel je de ander zo op zijn gemak en neem je hem en zijn vragen serieus. Wat niet helpt is om snel een opdracht of taak geven omdat je zoveel haast hebt en de ander niet de kans geven om daar vragen over te stellen. Uiteindelijk kost het je waarschijnlijk nog veel meer tijd om alles weer recht te zetten wat er vervolgens is fout gegaan.
2: Stel open vragen
Het komt wel eens voor dat iemand denkt dat hij dom overkomt als hij iets niet weet. Hierdoor vraagt hij niet om opheldering. Als jij dit vervolgens ook niet signaleert, ontstaat een klassieke communicatiefout. Een makkelijke manier om dit te voorkomen is door de juiste vragen te formuleren. Zeg dus niet: ‘Heb je alles begrepen?’
Dit is namelijk een vraag waar je ‘ja’ of ‘nee’ op kunt antwoorden. Het grootste gedeelte van de mensen aan wie je deze vraag stelt zal met ‘ja’ antwoorden. Zelfs al is het niet of maar gedeeltelijk duidelijk. Veel beter is om de volgende vraag te gebruiken: ‘Kun je de opdracht nog een keer herhalen?’ Dat klinkt misschien wat kinderachtig, maar zo weet je wel zeker of jouw boodschap goed is overgekomen.
3: Samenvatten
Zeker bij langere gesprekken is het goed om af en toe eens wat samen te vatten. Bijvoorbeeld op de volgende manier:
`Dus als ik het goed begrijp maak jij een voorstel voor volgende week en gaan we daarna om tafel om het verder te bespreken.`
Op die manier weet je zeker dat aan beide kanten van de tafel hetzelfde wordt bedoeld. Bovendien heb je dan iets om op terug te vallen als de ander zijn werk niet doet. De beste manier om goed samen te vatten is door je puur te richten op feiten en acties. Om dit goed te onthouden kan het slim zijn om af en toe wat aantekeningen te maken, zodat je het niet de hele tijd hoeft te onthouden, maar er wel op terug kan grijpen.
4. Doorvragen
Binnen de journalistiek is doorvragen één van de technieken die men gebruikt om mediafiguren het leven moeilijk te maken. Maar ook als manager is het heel fijn om deze techniek te beheersen. Vooral als je de waarheid boven tafel wilt halen. Wat je doet is ten eerste een open vraag stellen om daarna op bepaalde feiten door te vragen.
Bijvoorbeeld:
`Heb je een leuke vakantie gehad?`
`Ja hoor, voor het grootste gedeelte was het prima.`
`Wat was er dan niet zo fijn aan?`
`Nou, wat problemen met mijn vrouw.`
`Oh, echt waar? Wat voor problemen dan?`
`Ze zat te flirten met een ander.`
Dit is natuurlijk een extreem voorbeeld. Maar met doorvragen kun je soms feiten boven water halen die mensen in eerste instantie niet prijs willen geven. Ze moeten natuurlijk wel de waarheid vertellen.
5: Reflecteren
Reflecteren is een hele goede manier om na te gaan of je iemand goed hebt begrepen. Een reflecterende vraag is bijvoorbeeld:
‘Dus je hebt eerst koffie gezet en daarna ben je aan het werk gegaan?`
Vervolgens stemt de andere persoon daarmee in, of corrigeert jouw foute aanname. Gebruik hierbij het woordje ‘dus’ om de samenvatting te veranderen in een vraag.
Het verbeteren van je gesprekstechnieken is dus helemaal niet zo moeilijk als het misschien lijkt. De beste manier om het te leren is vooral door het gewoon veel te proberen en natuurlijk door mensen, die jou goed kennen, af en toe om feedback te vragen. Veel succes ermee!
