Dat het hybride werken het nieuwe werken is, is een feit. Communicatieve vaardigheden worden hiermee alleen maar belangrijker. Want eerlijk is eerlijk, die online vergaderingen zijn gewoon wat sneller saai. En doordat we elkaar minder zien, raken mailboxen overspoeld. Des te belangrijker dat je effectief vergadert en mailt, zowel voor jou als voor ander. Tijd dus om communicatieve skills te verbeteren!
Hieronder delen we graag tips voor betere online vergaderingen en mails. Zo bespaar je tijd én verbeter je jouw skills.
Activeer jouw online vergadering – vier direct toepasbare tips
1. Stel een duidelijk doel
Zonder doel is een vergadering simpelweg niet nodig. Communiceer vooraf helder wat je wilt bereiken met deze vergadering. Wanneer is de vergadering geslaagd? Zorg er hierbij ook voor dat het doel belangrijk is voor de deelnemers, zodat er betrokkenheid is. Bekijk dus goed wie je uitnodigt en durf hierin keuzes te maken.
2. Maak een strakke agenda en houd je daar aan
Zorg voor structuur, door een duidelijke agenda te maken. Stuur deze vooraf rond en meld hierbij dat je verwacht dat deelnemers zich voorbereiden en de nodige documenten, overzichten en resultaten meebrengen. Reserveer per onderwerp ook tijd voor discussie. Jouw deelnemers hebben dan geen tijd om in te dutten.
3. Geef concrete opdrachten met een tijdslimiet
Breng jij alle info en hoeven deelnemers alleen maar te halen? Dan is er een grote kans dat ze afhaken, hoe leuk jouw verhaal ook is. Spoor deelnemers dus aan tot actie en koppel hier een tijdslimiet aan. “Laten we nu een minuut nemen om allemaal voor onszelf mogelijke risico’s te noteren, dan bespreken we die daarna gezamenlijk,” bijvoorbeeld. Zo is er geen tijd om in te dutten.
4. Gelijke spreektijd
Zorg ervoor dat alle deelnemers aan het woord komen in de online vergadering. Ook degenen met een minder uitgesproken mening. Betrek je iedereen, dan is ook iedereen betrokken.
Bespaar tijd met jouw mails – vier tips die je niet op je buik schrijft
1. Val met de deur in huis
De hele dag door worden mensen overspoeld met mails, nieuwsbrieven, vergaderverzoeken, whitepapers… Ga maar bij je zelf na: je ziet soms door de bomen het bos niet meer.
Houd het daarom kort en bondig en vertel direct wat je wilt bereiken met jouw mail.
Wil je meer achtergrondinformatie geven? Doe dat dan vooral verderop in je mail en niet in de vorm van een ellenlange inleiding.
2. Gebruik koppen en opsommingen
Heeft jouw mail wat meer uitleg nodig? Begin altijd met de concrete vraag en neem verderop in je mail de tijd om zaken toe te lichten. Dit doe je overzichtelijk door ook in mails gebruik te maken van kopteksten. Zo biedt je de lezer de mogelijkheid om scannend te lezen en dat bespaart hen tijd. Ook kun je vrijwel alles in opsommingen uitwerken, waardoor je vaak simpelweg minder woorden gebruikt én het overzichtelijk maakt voor de lezer.
3. Maak slim gebruik van de onderwerpregel
De onderwerpregel leest immers iedereen. Zet er daarom in wat je van je lezer verwacht: een actie voor een bepaalde datum? Of is het slechts ter info? Voor hoge attentiewaarde, kun je de mail markeren met ‘hoge urgentie’. Gebruik daarnaast ook woorden als: ‘Let op!’ of ‘Urgent!’ in de onderwerpregel.
4. Wie is jouw lezer?
Bedenk je altijd voor wie je schrijft en pas de inhoud en stijl van je mail hierop aan. Is het doel van je mail om kennis te delen met iemand die nog niets over het onderwerp weet? Zorg dan voor voldoende achtergrondinformatie en geef voorbeelden die helpen de informatie te begrijpen. Mail je een expert? Dan is de achtergrondinformatie overbodig en kun je je beter richten op een juiste uitwerking van details.
Verbeter jouw skills!
Wil je meer tips en tricks rondom effectief vergaderen of schrijven? Bekijk dan ons vernieuwde trainingsaanbod. Wie weet is de training ‘Klantgerichte brieven en e-mails schrijven’ wel wat voor jou? Of ga jij voor ‘Effectieve gesprekstechnieken’?
Spijkerman Trainingen biedt een uniek aanbod van online skills trainingen. Online bijspijkeren, noemen we dat. Dit heeft als voordeel dat je minder wordt afgeleid door de groep, geen reistijd hebt en toch persoonlijk advies krijgt waar je wat aan hebt. Deze trainingen worden namelijk altijd door een senior trainer gegeven.
In onze mondelinge communicatietrainingen werken we met herkenbare voorbeelden uit de praktijk. In onze schrijftrainingen werken we met teksten van de deelnemers zelf. Altijd toepasbaar dus!