1. Val met de deur in huis
Zakelijk schrijven richt zich natuurlijk vooral op informatie. Je wilt iets kenbaar maken of een belangrijke mededeling doen. Het is daarom belangrijk dat je direct met de deur in huis valt en dit niet uitstelt tot aan het eind van je tekst. Bij het schrijven van zakelijke teksten gaat het namelijk niet om een detective die je aan het schrijven bent, maar je wilt vooral iets belangrijks doorgeven aan je doelgroep. Je mag daar best een speelse vorm aan geven, als deze maar niet afleidt van de boodschap.
2. Zakelijk schrijven: hoe korter hoe beter
Hoe korter de tekst, hoe beter. Mensen zitten niet te wachten op een grote lap tekst. Je moet je voorstellen dat mensen de gehele dag door worden overspoeld met informatie. De mailbox stroomt vol met digitale nieuwsbrieven, uitnodigingen, belangrijke mededelingen en nog veel meer. Daarom moet je niet alleen opvallen, maar je informatie ook beknopt houden. Zorg verder dat je bij het schrijven van zakelijke teksten niet teveel jargon gebruikt. Zet jargon alleen in je tekst als je lezer de termen gebruikt. Probeer je boodschap te schrijven in ‘verzorgde spreektaal’: de manier waarop je het ook zou zeggen. Die toon is altijd goed!
3. Blijf to-the-point
Afwijken van het onderwerp is in een zakelijke tekst not done. En toch gebeurt het heel vaak. Bij het schrijven van een tekst kun je veel zinnen schrappen, zonder dat er iets aan de boodschap verloren gaat. Bedenk je daarom heel goed wat het doel is waarom je schrijft. Wat wil je bereiken? Wil je informatie overbrengen of is het juist de bedoeling om een lezer over de streep te trekken? Is dit laatste het geval? Verwerk dan een call-to-action in je tekst. Deze daagt je lezer uit om in actie te komen.
4. Gebruik goede voorbeelden
Schrijven in beelden past bij deze tijd. Zakelijke teksten zijn vaak erg saai. Jij kunt daar verandering in brengen door gebruik te maken van praktijkvoorbeelden. Ook kun je illustraties, foto’s, video’s of infographics inzetten om je boodschap beter over te brengen aan je lezers. Storytelling kan ook een manier zijn om creatief je boodschap over te brengen. Hierbij zet je een verhaal in om je punt te maken. Een verhaal werkt 100 keer zo sterk op het geheugen dan cijfers en feiten. We noemen het een ‘breinvriendelijke’ manier.
5. Voor wie schrijf je?
Bedenk je altijd voor welk lezerspubliek je schrijft. Schrijf je een zakelijke tekst voor je collega’s of voor een organisatie? Dit is bepalend voor de inhoud en stijl van de tekst die je schrijft. Wil je echt iets nieuws vertellen? Geef dan extra informatie mee. Schrijf je een tekst voor een expert of autoriteit? Dan kun je die achtergrondinformatie soms beter weglaten en de details vaak wat verder uitwerken.
Zakelijk schrijven is lastig, maar kun je leren. Het maakt niet uit of je werkt in de sales of op de HR-afdeling. Twijfel je over je kwaliteiten op het gebied van zakelijk schrijven of heb je feedback van iemand nodig? Bij het schrijven van zakelijke teksten kun je natuurlijk altijd een collega vragen om eens kritisch naar je tekst te kijken. Voor professionele workshops bekijk ook ons trainingsaanbod.
