Effectieve Communicatie- en Schrijftrainingen

19 sep 2016

Hoe schrijf je een goed adviesrapport?

Moet je voor je werk weleens een rapport schrijven? In zo’n rapport geef je een onderbouwd advies of geef je jouw visie weer. Het doel van een adviesrapport is om de lezer te overtuigen. Die lezer kan een collega zijn maar ook de directie of een externe klant. Veel professionals vinden het schrijven van een adviesrapport lastig. Daarom geven we je hier een aantal basisregels hoe je een goed adviesrapport schrijft. En we geven tips hoe je ervoor zorgt dat er met jouw aanbevelingen écht iets gedaan wordt.

Regel 1: Begin nooit meteen met schrijven

Een veelgemaakte fout is dat schrijvers niet van tevoren bedenken wat het doel is van hun adviesrapport. En voor wie ze het schrijven. Goed denkwerk vooraf verbetert de kwaliteit van jouw rapport en hierdoor neemt de relevantie voor de lezer direct toe. Ga dus niet direct typen, maar bedenk eerst een strategie voor je rapport. Verwoord van tevoren wat je op hoofdlijnen met het rapport gaat bereiken en wie jouw lezers zijn. Bedenk hoe je de doelgroep helpt met jouw advies en wat ze nodig hebben om overtuigd te raken. Met een duidelijke strategie heb je meer houvast op onder meer de structuur van je rapport (zie regel 2), het taalgebruik in je rapport (zie regel 3) en het betrekken van anderen bij jouw advies (zie regel 4).

Regel 2: Begin met de conclusie!

Een lezer wil graag direct weten wat er speelt. Als schrijver zijn we geneigd om juist chronologisch toe te werken naar de clou of conclusie van je rapport. Draai je werkwijze eens om: start eens met dat wat de lezer als eerste wil weten. In een adviesrapport is dat… drie keer raden? Juist: het advies. En als tweede wil de lezer weten? Juist: waarom is dit een goed advies? Oftewel: welke argumenten heb je hiervoor? Schrijvers ‘verstoppen’ liever de conclusie en de argumenten in het rapport, omdat de lezer de rest anders niet leest. Laat ik je uit de droom helpen: de lezer is meedogenloos. Hij leest niet woord voor woord jouw tekst, maar gaat er scannend doorheen, op zoek naar puur en alleen dat wat hem verder helpt. Hoe ik dit weet? Omdat jij en ik ook zo lezen. Tenzij we de tijd nemen om voor onze ontspanning te lezen. Lekker zittend voor de openhaard met een goed glas wijn en een detective of roman.

Regel 3: Pas je taalgebruik aan op de (vak)kennis van je lezers

Adviesrapporten staan bol van jargon. Meestal is dit een zwaktebod: ik gebruik een heleboel moeilijke termen zodat mijn tekst er nog wat ingewikkelder uitziet. Maar het is juist dit: het gaat om de inhoud van je rapport, niet om de vorm. De vorm moet zo transparant zijn dat iedereen het kan begrijpen. Als je moeilijke woorden gebruikt, moet een lezer een appel doen op woordenschat die hij niet dagelijks gebruikt. Die woorden zitten verder verstopt in het brein. Het kost zelfs een geoefende lezer altijd meer tijd om ingewikkelde zinnen en woorden te ontcijferen. Waarom zou je dat willen? Waarom de kans lopen dat men afhaakt omdat de woorden die je kiest niet toegankelijk zijn? Je wilt toch je doel bereiken: namelijk de lezer meekrijgen in je verhaal!

Regel 4: Betrek anderen bij jouw advies

Een goed adviesrapport schrijven is één ding, zorgen dat er iets gebeurt met jouw advies is iets heel anders. Een groot probleem van veel adviesrapporten is dat ze – al dan niet ongelezen – in een bureaula verdwijnen. Dat is zonde. Als je van tevoren een goede strategie hebt bedacht (zie regel 1) dan kun je dit makkelijk voorkomen. Zorg ervoor dat je adviesrapport altijd de follow-up krijgt die het verdient en betrek anderen bij jouw advies. Organiseer workshops met mensen die met jouw advies aan de slag moeten gaan en zorg ervoor dat je samen het advies verder bespreekt.

Maak anderen mede-eigenaar van jouw advies op basis van vragen als:
• Wat vinden anderen in de organisatie van het advies?
• Wat zijn de consequenties van het advies voor de organisatie?
• Wat zijn logische vervolgstappen en wie moet die gaan nemen?
• Wanneer gaat er weer over het onderwerp gesproken worden?

Veel succes met schrijven. Mocht je echt aan de slag willen met je eigen teksten, volg dan een van onze trainingen.

Spijkerman trainingen