Effectieve Communicatie- en Schrijftrainingen

15 dec 2016

Effectief vergaderen: 8 belangrijke tips

Ben je ook veel tijd kwijt aan overleg? Wil je soms weglopen van een te lange meeting omdat het niks toevoegt? Vergaderen is zeker nodig om samen afspraken te maken, elkaar te informeren en belangrijke besluiten te nemen. Helaas zijn de meeste meetings weinig effectief. Men weidt uit over onderwerpen die niet op de agenda staan, teamleden dragen weinig of niks bij aan het gespreksonderwerp, er zijn personen te laat of afwezig, enzovoorts.

Vergaderingen kosten veel geld, omdat de deelnemers niet met het uitvoeren van hun echte taak bezig zijn. Elke organisatie heeft er belang vergadertijd zo goed mogelijk te benutten. Hieronder geven we acht tips die bijdragen aan een effectieve vergaderstijl. Het zijn tips voor zowel de voorzitter als de deelnemers. Door zo effectief te vergaderen vergroot je direct het rendement van je team en de organisatie.

1. Effectiviteit: Is een vergadering echt nodig hier?

Sommige bijeenkomsten zijn standaard wekelijkse routine. Als jullie weinig onderwerpen hebben, is het niet zinvol om de vergadering te laten doorgaan. Denk eens na over andere manieren om informatie te delen: kan het per mail of telefoon, of zelfs Skype?

2. Structuur: Een duidelijke agenda vergroot de waarde

Hoe vaak ga je naar een meeting zonder echt te weten waar het over gaat? Het opstellen van een agenda en deze vooraf verspreiden onder de deelnemers is al een eerste stap naar effectief vergaderen. Als je een vergadering organiseert, vermeld dan op de agenda wanneer en waar de bijeenkomst doorgaat en hoe lang deze duurt. Op de agenda zet je de verschillende onderwerpen die jullie gaan bespreken. Belangrijk voor de interactie is dat je deelnemers ook de mogelijkheid geeft om onderwerpen toe te voegen. Verwacht van iedere deelnemer dat hij de bespreking grondig voorbereidt en de nodige documenten, overzichten en resultaten meebrengt.

3. Regels: We starten; met of zonder jou!

Moedig laatkomers niet aan. Anders wordt het snel een gewoonte en dit haalt de urgentie van je overleg. Zelf het goede voorbeeld geven helpt: wees altijd stipt op tijd aanwezig. Een andere tip: start onmiddellijk de bespreking, ook al is nog niet iedereen komen opdagen. Personen die de neiging hebben om overal en altijd te laat te komen, zullen door de berispende blikken van hun collega’s snel van gedrag veranderen.

4. Voorzitter: wees streng doch rechtvaardig…

De voorzitter houdt de agenda en de tijd nauwlettend in de gaten. Een goede voorzitter geeft iedere deelnemer de kans om ruimschoots aan het woord te komen, maar grijpt ook in als het gespreksonderwerp dreigt af te wijken van de agenda. Het is de verantwoordelijkheid van de voorzitter om het doel van de vergadering te bereiken. Dit doel kan bijvoorbeeld het vastleggen van duidelijke afspraken zijn, of het nemen van gefundeerde beslissingen. Samenvatten na elke bijdrage is een belangrijke rol van de voorzitter.

5. Helderheid: Wat is jouw rol vandaag?

Heb je het ook al meegemaakt dat je niet weet wat er eigenlijk van jou in een vergadering wordt verwacht? Het moet voor elke deelnemer duidelijk zijn wat zijn rol is op een bijeenkomst. Ben je een persoon die informatie moet geven? Bereid dan de nodige documenten en overzichten voor en zorg voor voldoende kopieën of een flitsende presentatie. Ben je iemand die informatie ontvangt? Luister dan actief naar wat andere deelnemers of de voorzitter te vertellen hebben, maak aantekeningen en stel vragen als iets niet duidelijk is.

6. Proces: Maak afspraken

In organisaties ontbreken vaak vergaderrichtlijnen of ze liggen ergens in het archief. Toch heeft iedereen er belang bij dat een aantal zaken duidelijk worden afgesproken, bijvoorbeeld:

  • Hoe en wanneer dienen we de agendapunten in?
  • Hoe gaan we om met mobieltjes?
  • Vergaderen we met laptops?
  • Hoe vertrouwelijk is een vergadering en wat betekent dit concreet?
  • Wie notuleert er?

7. Rapportage: Leg alles goed vast

De beslissingen en afspraken die je tijdens een vergadering maakt, zet je in een verslag. Dit verslag dient als basis om de volgende vergadering te starten. In het verslag staan ook de actiepunten, opdrachten en deadlines voor de deelnemers.

8. Vergaderhygiëne: voor elke deelnemer

Last but not least: Deelnemen aan een vergadering betekent dat je niet alleen zelf aan het woord bent, maar ook een groot deel van de tijd luistert naar anderen. Om effectief te kunnen vergaderen hoort elke deelnemer zich aan een gedragscode te houden. Respect tonen voor het standpunt van anderen, niet steeds gelijk willen halen, je emoties beheersen, anderen niet onderbreken.. Ook deze elementaire regels dragen bij tot een effectieve vergaderstijl!

Spijkerman trainingen