Effectieve Communicatie- en Schrijftrainingen

3 jan 2017

5 Quick wins om betere notities te schrijven

Hoe schrijf ik een ijzersterke nota of een effectief rapport? Prettig leesbaar, met een duidelijke boodschap? Deze vraag komt je vast bekend voor. Want iedere professional moet iets aan het papier toevertrouwen. Stel jij het schrijven van notities ook zo lang mogelijk uit? En valt het eindresultaat dan tegen? We bedoelen hiermee: de lezer begrijpt jouw adviezen niet, komt een paar keer terug met vragen of wijst direct je voorstel af… Hoog tijd om daar wat aan te doen. In deze blog geven we 5 tips om meer te bereiken met je rapport of notitie.

1. Zet de lezersvragen onder elkaar

Een lekker leesbaar stuk heeft een logische structuur. Logisch betekent hier: je informatie staat precies op de plek waar de lezer het makkelijk kan vinden. Tip is daarom: Denk eerst goed na over je doel en je doelgroep. Wat heeft de lezer aan jouw advies? Waar heeft hij het voor nodig? Een tekst roept direct vragen op (bv waar gaat dit over? Hoe lang duurt het om het te lezen? Wat kan ik ermee?). Het is de kunst om die vragen in de juiste volgorde te zetten. Het zoeken naar de ‘lezersvragen’ lijkt ingewikkeld maar is het juist niet: bij een advies wil ik weten waarom je mij juist dit adviseert. Bij een tekst over een nieuwe wet wil ik weten wat het voor mij betekent.

2. Inleiding: are you in or out?

Aristoteles schreef het al in zijn Retorica: geen mens begrijpt waar je naar toe wil met je tekst zonder een duidelijke inleiding. Dat is de plek om de lezer te vertellen waarom je het rapport schrijft. Hier beslist de lezer wat hij aan jouw tekst heeft en welke delen hij extra goed wil lezen. Een krachtige inleiding prikkelt de lezer om de rest te willen zien.

3. Kom direct tot de kern van de zaak!

Na de inleiding volgt direct de kern. Als deze op een andere plek staat, dan gaat de lezer er zelf naar op zoek. Ja je leest het goed: je kunt de lezer niet sturen. Hij zal altijd zelf eerst door een tekst heen ‘scannen’ op zoek naar de ‘What’s in it for me?’ De vragen die je als lezer altijd afvraagt: wat moet ik weten en waarom? En: hoeveel leestijd geef ik deze tekst nog? Een lezer haakt snel af. Begin dus met de kern.

In de kern zit alle informatie. Hoe je die gaat ordenen is cruciaal. Start met de essentie van de tekst: de clou of conclusie. Bewaar deze niet tot het eind zoals de meesten gewend zijn. Dan schrijf je een detective. Leuk ter ontspanning, maar niet voor een zakelijke tekst!

4. De kracht van tekstkopjes

Deel je tekst op in paragrafen en sub-paragrafen met tekstkopjes. Dit werkt voor iedereen verhelderend en belangrijker nog: de lezer kan de tekst in een oogopslag doornemen door de koppen te scannen. Een pakkende titel, type krantenkop, doet het ook altijd goed. Waarschijnlijk heb jij ook al stiekem de volgende koppen gelezen…Dat komt omdat we als lezer een tekst scannen: we lezen niet woord voor woord maar in vogelvlucht.

5. Schrijven is schrappen

Notities schrijven is niet zo moeilijk… als je weet wat je wilt zeggen. Neem voordat je gaat schrijven eens een groot wit vel en maak een mindmap: zet alle onderwerpen die je nodig hebt bij elkaar. Als je dit gedaan hebt, ga je kijken wat je écht nodig hebt om je verhaal te vertellen. Ken je de uitdrukking: ‘kill your darlings?’ Vaak heb je veel teveel informatie en moet je schrappen. Dan is het lastiger beslissen wat je niet gaat gebruiken dan wat je wil behouden. Het is nogmaals een kwestie van je verplaatsen in je lezer. Zijn of haar leesdoel bepaalt wat je wel of niet weglaat. Het helpt een lezer niet om een bel van een fiets te omschrijven als je tekstdoel is om uit te leggen hoe een fiets vooruitkomt. Schrijf er dan ook niet over!

Wil je nog beter notities leren schrijven, inclusief persoonlijke feedback? Bekijk dan ook onze schrijftrainingen op maat.

Spijkerman trainingen